采用人工登记的话会使我们登记访客信息变得繁琐同时还会让访客等很久从而让访客产生厌烦的情绪，破坏公司的形象，所以就在这个时候，外来人员登记系统的使用，一上市就博得了很多客户的青睐，很多企业和学校都开始抛弃了传统的访客登记方式而采用了访客机来进行日常的来访人管理与登记。
如果不使用外来人员登记系统，只通过手写登记访客信息的方式，访客都需要花费一定的时间来手下自己的身份信息，同时也需要花费门卫管理人员一定的时间来检查身份信息。这对访客的体验也有不好的影响，门卫工作者的工作效率也提不上去。同时对单位内的安全管理影响非常不好。
结合科学的外来人员登记系统能更好更快地登记访客信息，简化了访客的登记过程，更加可以智能化管理访客，解决了很多问题，大大提高了单位内部的安全系数和企业形象。
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