现在很多单位如学校、政府机关等部门在都安排了门卫来进行出入口管理工作，这些门卫主要对外来人进行信息登记等工作，来保障单位内部的安全。但是，随着社会的不断发展，单独的人工登记已经不能满足安全管理的需求。适应新时代安防工作，很多单位安装使用了访客登记系统。
访客登记系统针对人流量大，进出入频繁的地方，使用的效果非常好。由于它大部分操作都是由电脑控制，从而减少了人们用笔在登记表上写下信息的时间，另外，登记表信息可能因为访客的粗心大意，可能造成的字迹不清，信息不全面等情况。这些问题对访客登记系统来说，完全无压力，因为它是通过扫描的方式进行录入的，不仅信息完整度高，图片也更为清楚，它也可为访客进行拍照并保存，为日后查看资料提供了方便。
访客登记系统除了能代替原来人为的监管登记等工作之外，还能使访客、管理达到一体化。使接待客人的工作上升到了一个新的水平，这样能够很好地打造企事业等单位的形象。
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